L’ORARIO
L’orario dei locali è compreso dalle Ore 08.00 alle Ore 20.00. Ogni diverso orario deve essere concordato con la Direzione del Palazzo dei Congressi e comporterà un addebito supplementare .

CONSEGNA MATERIALE ESPOSITIVO
L’eventuale materiale da consegnare al Palazzo dei Congressi sarà accettato dalla sede congressuale non prima dei giorni destinati all’allestimento e solo se accompagnato da specifico riferimento al convegno e spedito in porto franco. UN INCARICATO DELL’AZIENDA DOVRA’ ESSERE PRESENTE PER IL RITIRO DELLA MERCE E LA FIRMA DEI NECESSARI DOCUMENTI ACCOMPAGNATORI. Nel caso non sia presente tale incaricato, nessuna responsabilità verrà assunta dalla Direzione né verso terzi, compreso il vettore, per qualsiasi danno che si verificasse alle merci o che derivasse dalle stesse a terzi, anche dipendenti. Lo scarico di materiali e l’introduzione degli stessi nei locali, dovrà essere a cura dell’azienda o del vettore.

ALLESTIMENTI SPAZI ESPOSITIVI
Per la salvaguardia del pavimento in marmo travertino presente in tutto il Palazzo è obbligatorio per tutte le Aziende espositrici l’uso di moquette che la Ditta stessa provvederà a stendere con nastro biadesivo a presa leggera oppure su richiesta di ns.fornitura.
E’vietata l’applicazione con collanti o altro tipo di affrancatura (chiodi, viti, puntine da disegno, ecc.) di pannelli, cartelli e diciture sulle pareti e sulle porte del Palazzo dei Congressi.
Gli standisti dovranno provvedere per lo scarico ed il carico del materiale di mezzi e di personale di facchinaggio propri. Costo del facchinaggio € 19,00 orarie ad addetto.
Tutte le operazioni di allestimento devono comunque
escludere lavorazioni sul posto salvo l’assemblaggio di strutture già predisposte e rifinite.

NORME GENERALI DI SICUREZZA
L’arredamento degli stands, il loro allestimento ed utilizzo, non devono essere di impedimento al funzionamento regolare degli impianti tecnici né devono intralciare in alcun modo gli accessi e quanto possa interessare la sicurezza dei luoghi e l’indennità delle persone.
Il Palazzo dei Congressi è dotato d’impianto antincendio con estintori. E’ quindi assolutamente vietato occultare in qualsiasi modo tali postazioni che dovranno comunque essere sempre facilmente visibili ed accessibili, così come le uscite di sicurezza. Apposite persone effettueranno visite e controlli anche all’interno delle sale e degli stands con ogni facoltà atta ad eliminare le inadempienze, ferma restando la responsabilità degli organizzatori.

RICONSEGNA DEGLI SPAZI
Gli spazi occupati presso il Palazzo dei Congressi dovranno essere liberati entro e non oltre le Ore 20.00 dell’ultimo giorno del Congresso.
Eventuali difetti riguardanti lo stato d’uso, l’integrità ed il funzionamento di tutte le strutture fisse e mobili dovranno essere dichiarati dagli Organizzatori alla Direzione del Palazzo dei Congressi al momento della riconsegna. In caso contrario, per danni rilevati successivamente, gli organizzatori autorizzano sin d’ora a provvedere alla riparazione, addebitando i costi agli Organizzatori stessi.

SERVIZI TECNICI E AUDIOVISIVI
Eventuali trasmissioni sonore, proiezione filmate o televisive, servizi audiovisivi o attrezzature tecniche dovranno essere richieste per scritto al Palazzo dei Congressi dagli organizzatori che dovranno provvedere al saldo anticipato.

ATTREZZATURE AGGIUNTIVE
Quotazioni per il noleggio di materiali aggiuntive:
Noleggio di materiali aggiuntivi su richiesta

SORVEGLIANZA
Il Palazzo dei Congressi provvede ad un servizio di sorveglianza generale nelle ore di svolgimento delle manifestazioni con proprio personale e nelle ore di chiusura con impianto automatico elettronico antintrusione.
Una sorveglianza maggiore e/o particolare è a cura e a spese degli organizzatori.

DICHIARAZIONE DI MANLEVA – ASSICURAZIONE
I congressisti in qualità di organizzatori e/o partecipanti ad un congresso presso i locali del Palazzo dei Congressi di Montecatini Viale Amendola, 2, sollevano da ogni e qualsiasi pretesa di responsabilità la proprietà, tutte le altre ditte ad essa collegate, coobbligate/cointeressate per tutti i titoli o ragione per eventuali danni, accessori e spese di ogni natura presente e futuri, ivi comprese quelle di patrocinio e di rinunciare a proporre o proseguire verso chicchessia ogni azione civile e/o penale e/o di rivalsa, rilasciando con la presente ampia e definitiva dichiarazione liberatoria per eventuali danni (quali a mero titolo esemplificativo ma non limitativo i danni da Incendio, Atti vandalici anche a seguito di Furto/tentato Furto/rapina, Furto, Rapina, Responsabilità Civile per fatto proprio e/ di terzi, Responsabilità Civile per prestatori d’opera, etc.) che potessero subire le apparecchiature elettroniche, telefoni cellulari, programmi applicativi hardware e software, e quant’altro necessario allo svolgimento dei lavori da essi portati nei locali e nello svolgimento della manifestazione.

I congressisti organizzatori e/o partecipanti si impegnano a dare la loro piena collaborazione per il corretto svolgimento dei lavori congressuali, accertandosi tra l’altro nelle pause dei suddetti lavori e/o alla chiusura giornaliera e/o del meeting che non siano lasciate nelle sale apparecchiature e/o strumenti in funzione.
I congressisti organizzatori e/o partecipanti devono altresì presentare alla proprietà, almeno venti giorni prima della manifestazione, la copia della polizza assicurativa “All Risks” connessi alla partecipazione a manifestazione fieristiche, relativi alla merce da esporre ed agli eventuali altri oggetti ricevuti dall’espositore per arredare e personalizzare lo spazio espositivo. La polizza assicurativa dovrà altresì prevedere la copertura dei rischi conseguenti a responsabilità civile verso terzi e contenere la clausola di rinuncia alla rivalsa nei confronti della proprietà e di tutte le altre ditte ad essa collegate, coobbligate e/o cointeressate con massimale unico minimo di almeno € 2.500.000,00 (duemilionicinquecentomilaeuro---).

Dichiara inoltre di aver avuto lettura dell’informativa ai sensi dell’articolo 10 della Legge 675/96, e di aver prestato il suo consenso al trattamento dei propri dati.

DIVIETI
E’ severamente vietato:
Fumare in tutti gli spazi del Palazzo dei Congressi;
Introdurre animali di ogni razza e specie;
Accedere alle sedi di impianti tecnici;
Introdurre alimenti e/o bevande nelle sale riunioni;

VIGILI DEL FUOCO E AMBULANZA
E’ fatto obbligo, per manifestazioni superiori a 500 persone, di predisporre la presenza di un Vigile del Fuoco per Servizio di Vigilanza e Incendio da effettuarsi nei momenti di lavoro congressuale (un vigile ogni 500 persone), a carico degli organizzatori.
Costo di N. 1 vigile del fuoco è di € 58,00 ad ora a persona + IVA.
E’ indispensabile altresì l’intervento di un’autoambulanza con medico a bordo da posizionare all’ingresso del Palazzo dei Congressi per tutta la durata del Convegno.

EROGAZIONE ENERGIA ELETTRICA
Per ogni spazio espositivo è compresa la fornitura di energia elettrica pari ad 1 Kw/h. L’utilizzo di quantità di energia superiori, da richiedersi alla Direzione comporterà un costo di € 26,00 per Kw/h + IVA.

ADDOBBO FLOREALE
Durante i giorni di allestimento può essere prevista la presenza di un fiorista presso gli stands che in base alle esigenze di ogni singola Azienda può fornire sia composizioni di fiori secchi o noleggiare piante verdi a richiesta. Il pagamento dovrà essere regolato direttamente con il fiorista.

SERVIZIO DI PULIZIA
Il Palazzo dei Congressi provvede al servizio di pulizia generale con proprio personale nelle aree comuni vale a dire: toilettes, halls e sale riunioni. Il servizio di pulizia negli spazi espositivi sarà a cura dell’azienda espositrice, che potrà richiederlo al Palazzo dei Congressi previa richiesta scritta e pagamento anticipati. Costo del servizio di pulizia: € 18,00 orarie per ogni addetto.

Per ogni altra ulteriore informazione vi preghiamo contattarci al numero 0572 75861

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